Webinar é uma conferência online, gravada ou ao vivo, que objetiva educar um público-alvo sobre um tema. Os webinários são um formato de conteúdo também muito usado para a geração de leads. Algumas ferramentas de webinar são: Zoom, WebinarJam, GoToWebinar e Youtube Live.
Em uma época em que os orçamentos para eventos estão sendo cortados e o acesso à Internet de banda larga está aumentando, os webinars estão se tornando cada vez mais populares.
Como os webinars são realizados on-line, eles permitem que as empresas economizem em viagens, catering e locais, todos custos comumente associados a seminários presenciais.
No entanto, devido ao grande público, os webinars precisam de um planejamento cuidadoso para serem bem-sucedidos.
É por isso que aqueles que planejam hospedar um webinar precisam tomar seu tempo para garantir que executem adequadamente todas as etapas necessárias para garantir o sucesso do webinar.
Para ajudá-lo a organizar seu webinar, destacamos as etapas mais importantes que você precisa realizar a seguir.
Escolha uma data com bastante antecedência
A primeira coisa que você deve fazer ao planejar, ou uma série de webinars, é consultar um calendário de feriados e eventos com bastante antecedência.
Lembre-se de que você convidará várias pessoas com agendas lotadas, então avise-as o suficiente para reservar tempo para seu webinar.
Por exemplo, a semana antes do feriado de Natal pode ser extremamente agitada, pois as pessoas estão tentando amarrar todas as pontas soltas antes de irem de férias.
Ao considerar cuidadosamente as datas escolhidas, você pode garantir o máximo de comparecimento.
Certifique-se de chegar na hora certa
Considere as diferenças de fuso horário; se você estiver na costa oeste, mas também estiver convidando participantes da costa leste (e vice-versa), não agende um webinar para quando os participantes estiverem fora do escritório.
Além disso, não agende seu webinar muito perto do final do dia – é quando os participantes vão querer relaxar e ver o que ainda precisam fazer para chegar em casa a tempo.
Se você estiver convidando pessoas de outros países, escolha um horário que geralmente funcione para todos os participantes (o que é raro) ou planeje realizar seu webinar várias vezes para atender a diferentes fusos horários.
Escolha sua ferramenta de webinar
A maioria das ferramentas de reunião online tem opções de webinar, você só precisa escolher o plano que corresponde ao número de participantes que você espera convidar.
Teste as várias ferramentas disponíveis e escolha aquela com os recursos e funcionalidades mais adequados para você.
Dependendo do tipo de webinar que você vai apresentar, pode ser necessário alternar facilmente entre os palestrantes ou gravar o webinar para postar online.
Pesquise todos os recursos de várias ferramentas diferentes e com certeza encontrará o software perfeito para a sua ocasião. Depois de escolher a ferramenta, certifique-se de que seu provedor está disposto a treiná-lo para que você possa aproveitar ao máximo seu webinar.
Pratique a execução de um webinar
Como anfitrião, você deverá garantir que o webinar seja executado sem problemas.
Não há desculpas para não saber como alternar entre os palestrantes, fazer uma votação ou gravar, por exemplo.
Convide alguns colegas para ajudá-lo a testar a ferramenta várias vezes após o treinamento com o provedor. Além disso, certifique-se de que todos os apresentadores estejam familiarizados com a ferramenta de webinar.
Desenvolva uma agenda e convite
Antes de convidar seu público, configure com cuidado. Pense na duração e nos principais itens que deseja discutir na ordem em que deseja discuti-los.
Planeje também uma sessão de perguntas e respostas, pois os participantes provavelmente terão algumas perguntas ao final da apresentação. Em seguida, descreva a agenda no convite.
Esta é a maneira mais fácil de seus participantes saberem se seu webinar será relevante para eles.
O convite também deve incluir um link que permita que seus participantes se conectem ao webinar, bem como um número de chamada, caso prefiram ouvir por telefone.
Convide seu público
Pense cuidadosamente sobre o que você deseja apresentar e escolha seu público de acordo.
Certifique-se de acompanhar suas respostas para saber quem participará do webinar.
Ao monitorar de perto sua lista de participantes, você poderá planejar seu acompanhamento com antecedência.
Planeje sua apresentação
Lembre-se de que as melhores apresentações de reuniões online são altamente visuais e envolventes.
Se você estiver usando o PowerPoint, por exemplo, não empurre os slides apenas com palavras. Inclua fotos que sejam relevantes para o que você está apresentando.
Você também pode usar vídeo e até jogos online, se apropriado, para dar vida à sua apresentação. Alguns planejadores até enviam materiais para os escritórios dos participantes antes da reunião.
Aprenda a pensar de forma criativa e seu webinar ganhará vida.
Grave seu webinar
Ao disponibilizar uma gravação, aqueles que gostariam de revisitar parte da discussão ou aqueles que não puderam, poderão ouvir o que foi dito em seu próprio tempo.
Se você estiver vinculando seu webinar a uma campanha de marketing online, poderá usar a gravação em qualquer e-mail que enviar, reforçando sua mensagem.
Seguir
Tal como acontece com as reuniões online, o acompanhamento de um webinar é extremamente importante.
Lembre seus participantes do que foi discutido e conduza uma pesquisa para reunir suas ideias sobre como foi o webinar.
Se você estiver planejando outro webinar que possa ser do interesse de seu público, avise-o quando um convite será recebido.
Reveja o seu feedback
Sempre certifique-se de revisar qualquer feedback que você recebeu em seus webinars. É assim que você pode melhorar seus próximos.
Preste atenção especial ao feedback relacionado à apresentação, pois isso constitui o cerne do projeto.
