As chamadas de conferência de áudio trazem muitos benefícios para reuniões de negócios e sociais, mas elas vêm com seu próprio conjunto de problemas comuns.
Deixar de abordá-los pode significar a diferença entre uma reunião profissional, eficiente e eficaz e uma teleconferência de um homem pobre mal compreendido que não atinge seus objetivos. Aqui estão sete problemas comuns e como corrigi-los.
Barulho de fundo atrapalham muito sua conferência
Este é qualquer ruído proveniente de um participante além da voz, como cadeiras barulhentas, vibração de fundo, ruídos de máquinas, farfalhar de papel, etc.
Você recebe esses ruídos principalmente com participantes que usam VoIP (protocolo de voz sobre internet) porque o telefone tradicional tem microfones dedicados e de curto alcance, enquanto o VoIP funciona com um microfone do dispositivo que é mais sensível.
Um exemplo é o sistema de matriz de microfone em computadores laptop. Algumas pessoas participam de conferências usando seus dispositivos sem usar as mãos.
A única forma de remediar esta situação é alertar os participantes sobre as perturbações que estão a causar, o que é melhor feito através da comunicação antes da chamada em conferência.
Por exemplo, como organizador, você pode distribuir um e-mail sobre etiqueta em teleconferência antes da sessão.
Eco o maior inimigos das Chamadas em Conferência
O eco pode ser parte do ruído de fundo, mas é mais técnico do que isso. Alguém que participa da chamada em conferência pode ter problemas com seu telefone – talvez ele não tenha cancelamento de eco, por exemplo.
Normalmente, alguém com eco é solicitado a desligar. Portanto, novamente, é importante ter consciência proativa de quaisquer problemas técnicos com os telefones e outros equipamentos usados em uma chamada de conferência.
Falta de gerenciamento de presença
Em uma chamada de audioconferência, você usa apenas um dos seus sentidos: a sua audição. Você não verá as pessoas com quem está falando ou ouvindo.
A menos que você acompanhe cada entrada e saída de sua chamada em conferência, você pode não perceber a presença de seu público assim que estiver profundamente envolvido na conferência.
Este problema permanece sem uma solução definitiva até o momento. A primeira ferramenta que oferece algum tipo de gerenciamento de presença é o UberConference , que permite ver quem está falando, quem está aqui, quem não está e assim por diante.
Várias dessas ferramentas surgiram recentemente, algumas com interfaces visuais interessantes que representam os participantes com ícones. A melhor maneira de gerenciar a presença dos participantes ainda pode ser simples etiqueta: peça a cada pessoa para anunciar suas idas e vindas por uma questão de cortesia.
Música em espera
As pessoas normalmente preparam a interface de seus telefones para uso individual, mas nunca para chamadas em conferência.
Embora possa ser bom para alguém que foi colocado na espera ouvir música, será um incômodo em uma teleconferência.
Alguns participantes podem colocar a conferência em espera enquanto atendem a alguma outra chamada ou tarefa, por exemplo, adicionando inadvertidamente um ambiente rítmico à conferência.
Aqui, novamente, uma campanha preliminar de conscientização ética na conferência vale a pena.
Falta de liderança na conferência
Em alguns casos, se um grupo não tiver um líder, o caos irá liderar em seu lugar. Isso é especialmente provável em um ambiente de conferência.
Uma pessoa deve direcionar a discussão para garantir que todos tenham tempo suficiente para falar e a atenção necessária, e colocar as coisas de volta nos trilhos, caso haja um conflito remoto ou direto.
Má gestão de materiais e documentos
Muitas conferências se referem a documentos, materiais e ferramentas. A disseminação errada de tais informações faz com que alguns participantes fiquem no escuro em certos pontos, causando desinteresse.
Tome cuidado, então, para divulgar as informações e documentos relevantes a todos os participantes bem antes do início da conferência.
Outra maneira melhor é usar ferramentas de colaboração online, que permitem a interação com tais materiais.
Má qualidade da chamada
Isso acontece frequentemente com o serviço VoIP, que depende de vários fatores que incluem largura de banda, codecs , telefones e outros dispositivos.
Não há muito que você possa fazer sobre isso se você for o líder ou organizador da conferência. O participante que sofre de baixa qualidade de voz deve resolver seus problemas técnicos.
